Interaksi dalam dunia kerja kini semakin bervariasi seiring dengan perkembangan teknologi. Salah satu metode yang paling umum adalah berkirim pesan melalui email. Selain cepat, mengirim email juga sangat mudah untuk dilakukan. Namun seringkali kemudahan ini membuat kita luput memperhatikan beberapa etika yang pada akhirnya membuat kita terkesan gak profesional. Oleh karena itu, ada baiknya kita memperhatikan beberapa poin di bawah ini sebelum berbalas pesan elektronik pada klien atau rekan kerja.
1. Selalu Sertakan Perkenalan Secara Singkat
Jangan berasumsi kalau setiap penerima email akan hafal dan kenal sama kamu. Lagipula memberi perkenalan secara singkat menunjukkan kalau kamu menghargai lawan bicaramu, lho. So, awali dengan menyebut nama dan posisimu, baru sampaikan tujuan email secara jelas.
2. Batasi Isi Pembicaraan Hanya Tentang Seputar Pekerjaan
Bukan sekali dua kali, email berisi percakapan pribadi menyebar ke seluruh kantor lalu membuat si pengirim maupun penerima terkena sanksi. Hmm… Tentu kamu gak mau hal yang sama terjadi padamu, kan? Oleh karena itu, batasi isi email kantormu dengan pembahasan soal pekerjaan saja.
3. Gunakan Ejaan yang Baik dan Benar
Meski sifatnya digital, namun mengingat email ini terkait urusan kantor, maka sudah seharusnya kita tidak memakai tata bahasa yang terlalu santai. Selain bisa bikin si penerima merasa gak ada respect, hal ini juga sangat berpengaruh pada kenyamanan saat membaca isi email itu sendiri.
4. Memberi Keterangan Tentang Urgensi Email Tidak Ada Salahnya
Ada beberapa jenis email yang sifatnya urgent dan harus dibalas dengan segera, dan begitupun sebaliknya. Nah, agar gak membingungkan penerima, kamu bisa memberi catata khusus soal ini. Kamu bisa menuliskan ‘No reply needed’ untuk email yang sifatnya pemberitahuan dan tidak memerlukan balasan.
[su_box title=”Editor’s Pick:”]
- Sebelum Meluncur Ke Tangan HRD, Pastikan 3 Hal Ini Ada di Lamaran Kamu Agar Lolos Applicant Tracking System
- Cuti di Kantormu Gitu-Gitu Aja? Intip 5 Kebijakan Unik Dari Perusahaan-Perusahaan Ini, Brilian Banget!
- Siap-siap Hidup Jadi Makin Praktis Berkat Inovasi di Bidang Teknologi Ini, Sssst… Termasuk Bayar Belajaan, Lho
- Ngaruh Banget Sama Kesuksesan, Begini 5 Cara Berkomunikasi yang Tepat Saat Di Kantor, Latihan Yuk?
- Job Hunter Merapat, Mulus Menjawab Pertanyaan Menjebak Saat Wawancara Kerja Bisa Dilakukan dengan 3 Tips Ini
[/su_box]
5. Hindari Penggunaan Singkatan dan Emoticon
Sama halnya dengan ejaan, penggunaan singkatan dan emoticon juga sebaiknya dihindari karena memberi kesan tidak serius. Sebagai gantinya kamu bisa membubuhkan kata-kata sapaan seperti ‘senang berkomunikasi dengan anda’, ‘kami tunggu kabar selanjutnya’, dan sejenisnya.
6. Baca Ulang Sebelum Menekan Tombol Kirim
Jangan pernah terburu-buru mengirim email tanpa mengeceknya sama sekali. Selain berfungsi untuk memastikan kebenaran isi pesan yang ingin disampaikan, kamu juga bisa memeriksa typo, dan kesalahan umum lainnya yang dapat menganggu esensi email yang dikirim.
7. Sertakan Tanda Tangan Digital Sebagai Penanda Identitas Pribadimu
Sebagai pamungkas, kamu dapat menyertakan tanda tangan digital di bagian penutup email. Tak hanya memberikan kesan yang unik, dengan begitu kamu telah memberi informasi yang jelas sebagai pengirim email.
Sebagai salah satu cara berkomunikasi, mengirim email terkait pekerjaan haruslah dilakukan dengan profesional. Apakah kamu punya tips lain terkait hal ini? Bagikan di kolom komentar, ya!
