Berkas fotokopian, file-file penting, dan surat-surat di kantor, terkadang datang silih berganti tanpa berhenti. Seringkali saking padatnya tugas yang harus diselesaikan, berkas-berkas tersebut akhirnya hanya menumpuk dan membuat meja kerja jadi terlihat berantakan. Sekalinya hilang atau terselip, baru deh panik mencari ke sana ke mari. Apalagi kalau yang terselip itu penting dan dibutuhkan dadakan. Pusing!
Biar semua file pekerjaan yang penting tetap tersimpan dengan aman dan rapi, yuk coba simpan dengan cara di bawah ini;
1. Kelompokkan dan Klasifikasikan Berkas-Berkasmu
Kamu dapat mengelompokan berkas berdasarkan tingkat urgensi atau jenisnya. Misalnya draft pekerjaan, memo internal, file yang butuh ditandatangani atasan dan surat masuk.
Kalau di rumah, kamu dapat mengelompokkan tagihan-tagihan, bukti pembayaran, surat-surat berharga seperti BPKB kendaraan, akta kelahiran, dan KK. Jadi bakalan rapi dan tertata, kan?
2. Simpan dalam Tempat Khusus dan Beri Label
Jika file yang hendak kamu sifatnya rutin, kamu dapat menyimpannya secara bulanan. Misalnya, saat kamu ingin mengarsip laporan bulanan bulan ini. Siapkan satu map khusus dan beri label di bagian luar. Urutkan dari bulan Januari hingga Desember saat menyimpannya di lemari.
Untuk berkas dan form-form yang sering digunakan, tempatkan pada box file yang diletakkan tidak jauh dari mejamu agar tidak kesulitan saat mencarinya.
3. Simpan Berkas Pada Satu Lokasi
Simpan berkas-berkas penting pada satu lemari khusus. Jika sekiranya berkas tersebut sudah tidak digunakan lagi, simpan saja dalam gudang. Kalau ada waktu luang, kamu bisa melakukan back up dengan cara memindai dokumen-dokumen tersebut. Sehingga, kita memiliki back up data dalam bentuk soft file juga, kan?
4. Membuat List
Jika semua berkas sudah selesai disimpan, nggak ada salahnya membuat list dokumen-dokumen penting dan berikan keterangan dimana kamu menyimpannya. Tips ini sangat efektif untuk menyimpan berkas dengan jenis yang banyak.
Sekarang, coba tata ulang berkas – berkas fotokopian, surat, dan memo yang ada di meja kerjamu. Simpan surat-surat penting di tempat penyimpanan yang aman. Sementara berkas yang sering digunakan letakkan pada box file di atas meja kerja. Kalau punya banyak stok kertas tak terpakai, bisa disulap jadi notes kerja juga, lho.
