Email menjadi media berkomunikasi yang cukup sering digunakan jika kamu bekerja kantoran atau memiliki bisnis sendiri. Dalam sehari seenggaknya kamu pasti membukanya sekali untuk berkomunikasi secara profesional. Saat ini mungkin ada puluhan hingga ratusan email yang nongkrong di inbox kamu. Ini mungkin banget terjadi apalagi jika kamu menggabungkan email pribadi dengan bisnis. Ada yang buat pemberitahuan meeting, orderan, complain dari konsumen, kerja sama dengan supplier, sampai email notifikasi dari social media semua menumpuk jadi satu. Biar gak berantakan, coba atur dengan beberapa cara ini, deh.
1. Jadwalkan Waktu Khusus untuk Mengecek Email
Dalam sehari, jadwalkan jam khusus untuk mengecek email. Jika yang masuk terlalu banyak, kamu dapat menjadwalkannya 3x atau 4x dalam satu hari. Misalnya satu atau dua jam pertama di pagi hari, siang hari setelah istirahat, atau satu jam sebelum jam kerja berakhir. Sehingga kamu dapat fokus untuk mengurus email secara efektif.
2. Langsung Lakukan Tindakan ketika Sudah Membuka Email
“Oh, yaudah deh, nanti aja diurus lagi.”
Hindari pemikiran kayak gini, karena email yang dibiarkan terbuka setelah cenderung akan terlupakan karena tertumpuk dengan email lainnya. Pernah merasakan kejadian seperti itu? Ini lah mengapa kita perlu langsung beraksi setelah selesai membaca sebuah email. Entah itu langsung dibalas, di-forward ke pihak lain yang bersangkutan, atau bahkan langsung dihapus ketika itu memang gak penting. Namun jika benar-benar tak bisa melakukan tindakan langsung, setidaknya tandai sebagai starred messages agar mudah menemukannya lagi.
3. Organisir Kotak Masuk
Pengaturan pada email memungkinkan untuk mengatur kotak masuk dengan menambahkan kategori dan label. Kamu dapat membuat kategori sepeti Email, Supplier, Complain, Order, dan lain sebagainya. Ini akan memudahkanmu mensortir email begitu ada pesan yang masuk dan jika sewaktu-waktu kamu perlu mengeceknya lagi.
4. Atur untuk Balasan Otomatis
Tentu saja kini ada pengaturan balasan otomatis untuk pesan yang masuk. Ketika kamu tak punya banyak waktu untuk langsung membalas pesan, pengaturan balasan otomatis ini akan sangat membantu. Buat kalimat yang gak terlalu kaku juga ya, biar orang yang menerima pesan terasa menerima pesan darimu.
5. Hindari Memberikan Pertanyaan Terbuka saat Membalas Pesan
Jika kamu sedang berkomunikasi melalui email dan mengharapkan komunikasi cepat, hindari untuk memberikan pertanyaan terbuka. Misalnya ketika hendak mengadakan meeting, pertanyaan
“Di mana tempat yang nyaman untuk kita mengadakan meeting?”
Akan menjadi pertanyaan terbuka dan orang yang menerima pesan akan menjawabnya, tetapi tetap menunggu konfirmasi lagi darimu. Alih-alih seperti itu, bisa diubah menjadi:
“Bisa kah kita meeting di tempat X?”
Sehingga ini akan mempercepat proses komunikasi.
6. Biasakan Kirim Email yang Singkat, Padat, dan Jelas
Singkat, padat, dan jelas juga diperlukan saat mengirim email dengan rekan bisnis. Gak perlu mengirimkan pesan yang sangat panjang, karena email yang sangat panjang akan dibalas dengan email yang panjang juga. Tentu ini bukan cara yang bagus untuk menghemat waktu jika sebenarnya kamu bisa langsung tetap pada poin utama, dengan tetap memperhatikan etiket mengirim email.
7. Hapus Pesan yang Tak Penting dan Unsubscribe
Biar gak menumpuk, lakukan tindakan sesederhana langsung menghapus pesan yang tak penting dan unsubscribe website yang tak perlu. Kalau kamu rasa udah gak pernah cek email subscribe hingga berbulan-bulan, kenapa tidak unsubscribe daripada hanya menumpuk di kotak masuk?
Itulah beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mengatur email agar lebih teroganisir lagi. Selamat mencoba, ya!
