Saat bekerja rapat adalah kegiatan yang akan selalu ada. Lewat aktivitas yang satu ini kamu bisa berdiskusi dan membicarakan banyak hal. Namun sayangnya, tidak semua rapat bisa berjalan sesuai yang diinginkan, misalnya saja jika di rapat tersebut kamu perlu beradu argumen dengan rekan kerja tapi dengan cara yang tidak menyenangkan, atau saat tujuan rapat tidak tercapai karena anggota rapat malah kebanyakan bercanda dan mengobrol hal lain. Untuk itu, perbaiki keadaan setelah menghadapi rapat gak efektif dengan beberapa cara ini:
1. Tindak Lanjut via Email
Banyak hal yang bisa dibicarakan dalam rapat, tapi belum tentu tujuan rapat tercapai. Kadang bisa saja yang dibicarakan justru hal-hal yang lain yang diluar topik. Jika kamu tidak memperoleh semua yang kamu butuhkan setelah rapat, coba kirim email tindak lanjut lalu menjelaskan apa yang masih perlu ditangani. Kamu juga bisa menyarankan untuk menjadwalkan pertemuan tambahan untuk menyelesaikan item agenda yang belum dibahas.
2. Kirimkan Rangkuman Rapat
Kirim email kepada anggota rapat yang isinya rangkuman apa yang telah dibahas dan untuk menyoroti tugas-tugas yang harus diselesaikan sebelum pertemuan selanjutnya. Catatan ini akan membantu tim sebagai acuan untuk mengingat apa yang perlu dilakukan. Plus, anggota tim tidak akan pernah bisa mengatakan sesuatu tidak didiskusikan atau tidak ingat membicarakan suatu topik karena itu akan dirujuk dalam email rekapan. Dengan begitu, rapat gak efektif gak akan terlalu membuatmu kesulitan lagi.
3. Tanyakan Feedback untuk Perbaikan
Jika kamu melihat rapat gak efektif berkali-kali, coba cari alasannya. Bicara dengan orang-orang yang terlibat langsung dan cari feedback atau umpan balik untuk perbaikan. Kamu dapat melakukan ini dengan berbicara kepada grup, berbicara dengan satu atau dua orang yang menghadiri pertemuan, atau mengirimkan survei anonim yang disertai saran. Kamu juga dapat menjangkau pihak ketiga untuk mendapatkan saran yang membantu memperbaiki pertemuan yang gak efektif atau membosankan. Misalnya atasan di kantor yang terlihat memahami situasi.
4. Identifikasi Mengapa Rapat Tidak Efektif
Ada banyak alasan mengapa pertemuan tidak produktif. Pertimbangkan beberapa alasan ini, misalnya:
a. Terlalu banyak orang yang terlibat
b. Stakeholder kunci tidak hadir dan tidak ada keputusan yang dapat dibuat
c. Cakupan topik yang dibahas terlalu luas sehingga tidak ada masukan yang spesifik
d. Rapat terlalu sering sehingga progress yang dibahas belum ada
e. Tempat rapat tidak nyaman seperti panas atau terlalu bising
f. Rapat dijadwalkan pada waktu yang tidak nyaman (seperti Senin pagi atau Jumat sore), yang mana pada Senin pagi banyak yang masih sibuk pada aktivitasnya masing-masing dan Jumat sore kebanyakan pikiran orang sudah ingin pulang menyambut weekend.
5. Untuk Rapat Selanjutnya, Buat Agenda
Banyak rapat yang diselenggarakan begitu saja tanpa dibuatkan agenda sebelumnya. Akibatnya, rapat jadi bisa terulur-ulur waktunya, tidak jelas kapan berakhirnya, bahkan bisa jadi keluar topik terlalu jauh. Tidak perlu terlalu rumit, jika di rapat membicarakan progress suatu proyek saja, maka agenda bisa berupa serangkaian poin-poin kecil. Yang terpenting, rapat dapat berjalan pada jalurnya.
6. Pertimbangkan Sebuah Perubahan
Jika rapat yang dijalankan selama ini selalu tidak produktif, coba pertimbangkan sebuah perubahan. Misalnya jika rapat dilakukan seminggu sekali, ubah menjadi dua minggu sekali. Atau jika rapat terlalu ramai dihadiri semua orang di kantor, ubah dulu untuk mendatangkan beberapa orang.
Rapat gak efektif hanya akan memperlambat kinerja kita. Karena hal yang seharusnya penting untuk menghasilkan keputusan bisa terabaikan dan jadi formalitas saja.
