Menjadi seorang freelancer, kamu melakukan banyak hal sendirian. Dari mulai menerima order, mencatatnya sendiri, memproses produksi orderan, hingga menjawab berbagai pertanyaan dari pelanggan. Sehingga sebagai seorang freelancer pun kamu gak cuma dituntut untuk punya keahlian yang bisa dibisniskan. Tapi juga harus bisa mengurus segala operasional. Jika orderan masih normal, mungkin masih bisa dijalankan secara normal pula. Tapi jika orderan sudah mulai membanjir, maka perlu dilakukan antisipasi supaya pelanggan pun akhirnya gak kecewa. Untuk itu, kamu bisa lakukan beberapa hal berikut ini:
1. Buat Perencanaan Proses Kerja
Terdengar sedikit klise, tapi banyak juga yang melewatkan hal ini karena merasa cukup mengerjakan proses saja dan gak perlu melakukan perencanaan. Padahal, dengan melakukan pencatatan rencana, kamu jadi tahu mana proses yang bisa digabungkan sekaligus, mana proses yang paling bisa diringkas, hingga mana proses yang sebenarnya bisa dihilangkan. Sehingga proses dengan klien bisa lebih efisien. Saat pekerjaan lebih efisien, maka hasil bisa lebih cepat, dan klien pun senang.
2. Mengatur Sistem Kotak Masuk
Mengatur kotak masuk entah itu di email atau DM social media kadang menjadi hal yang tak mudah. Begitu banyak pesan yang harus dibalas dan selalu ada lagi. Jangan menjadi freelancer yang kesal melihat kotak masuknya sendiri. Ada solusi untuk masalah kotak masuk ini, kamu dapat memanfaatkan fitur bawaan Gmail (seperti label, folder, dan bintang) untuk mengaturnya atau menggunakan plugin Inbox untuk Gmail. Plugin Inbox adalah alat manajemen kotak masuk yang dibuat oleh tim Gmail sendiri. Plugin tersebut dapat membantu kamu mendapatkan fitur seperti:
a. Melihat lampiran tanpa membuka email.
b. Menggabungkan pesan-pesan serupa menjadi satu.
c. Memungkinkan kamu mengatur pengingat, dan masih banyak lagi.
3. Organisir File
Jika kamu berkomunikasi dengan klien secara online, sangat mungkin akan banyak file yang membanjiri gadget kamu. Dari mulai screenshot, foto request dari klien, hingga file kiriman lainnya. File-file itu bisa memenuhi gadget kamu. Dan di sisi lain, file itu pun tersimpan secara random sehingga kamu kesulitan untuk mencarinya saat membutuhkan. Untuk itu sangat penting mengorganisir file dengan membuat folder khusus dan mengurutkannya dengan kode file tertentu. Kemudian luangkan waktu ‘bersih-bersih’ file di gadget-mu setidaknya sebulan sekali supaya pada akhirnya mempermudah pekerjaanmu juga.
4. Menggunakan Tools untuk Membuat Invoice dan Kontrak secara Otomatis
Apakah kamu mengirim kontrak ke klien dan meminta mereka untuk mencetak, menandatanganinya, memindai, dan mengirimnya kembali? Atau apakah kamu menulis setiap baris pada semua invoice yang kamu buat untuk klien? Jika kamu sedang banyak order, hal manual ini bisa menyita waktu. Untuk mempermudah, kamu dapat menggunakan alat seperti Hellosign untuk mengirim kontrak digital dan Wave Apps untuk mengirim invoice.
5. Beritahu Klien Apa yang Kamu Butuhkan sejak Awal
Bekerja sama dengan klien berarti kamu juga memerlukan mereka dalam proses kerja. Beritahu klien rincian atau file apa yang kamu butuhkan dari mereka sejak awal. Hindari menunda dalam memintanya karena itu pun bisa menunda pekerjaan kamu nantinya jika klien tidak mengirimkan file tersebut tepat waktu. Jika proses pekerjaanmu sudah punya prosedurnya, sejak awal kamu dapat mengirim form yang bisa diisi oleh klien untuk mempermudah pekerjaanmu. Apabila diperlukan, kamu juga dapat menggunakan aplikasi manajemen project seperti Asana.
6. Mulai Mendelegasikan
Pernah kah kamu terpikir untuk mendelegasikan tugasmu ke orang lain? Tapi di sisi lain selalu ada saja pemikiran bahwa kamu gak mampu membayar orang tersebut. Tetapi jika kamu ingin mengembangkan bisnis, mendelegasikan pekerjaan adalah sebuah keniscayaan. Bahkan jika kamu hanya memperkerjakan orang lain 2 hari dalam seminggu. Kehadiran orang lain justru bisa membuat proses kerja jadi lebih efisien.
7. Buat 1 Hari untuk Melakukan 1 Tugas Saja
Jika proses pekerjaanmu ada banyak, gak ada salahnya untuk membuat 1 hari untuk melakukan 1 tugas saja. Misalnya jika kamu seorang fotografer, luangkan 1 hari khusus untuk mengedit foto. Mengerjakan 1 hal dalam 1 hari memungkinkan pikiranmu jadi fokus dan jadin lebih produktif.
Itulah beberapa hal yang bisa kamu lakukan saat orderan mulai membanjir jika kamu seorang freelancer atau pebisnis pemula. Selamat mencoba, ya!
